Không phải sự kiện nào khi tổ chức cũng diễn ra may mắn tốt lành, không gặp bất cứ rắc rối nào. Ngay từ khi lên kế hoạch hay công đoạn chuẩn bị đã có những rắc rối xảy ra, nếu như không giải quyết kịp thời, mau lẹ thì những rắc rối này dễ kéo theo những sai sót khác và gây hậu quả khó lường cho sự kiện của bạn.
Vậy những rắc rối này thông thường có những phương án giải quyết như thế nào? Dưới đây là một số chia sẻ về rắc rối thường gặp và cách giải quyết, bạn rất có thể đọc và tham khảo.
Tham khảo công ty du lịch uy tín, chất lượng tại đây
1. Thay đổi địa điểm
Thay đổi địa điểm trong các event là rắc rối thường gặp nhất, việc này có ảnh hưởng rất to lớn đến các công tác chuẩn bị khác như: kiến tạo, nhân sự, thiết kế, mua sắm vật dụng. Bởi vì nếu không xác định chính xác được địa điểm tổ chức sự kiện thì sẽ không thể tiến hành công tác đo đạc để kiến thiết. Một rắc rối lớn nữa nhé là sau khi đặt chỗ, khảo sát giá, thuê mướn đồ…tất cả đã hoàn tất bạn lại phải thông báo lại tất cả về việc thay đổi địa điểm. Như vậy sẽ mất không ít thời khắc, công sức, lẫn chi phí. Vì vậy, khi làm việc với khách hàng bạn nên làm rõ vấn đề về địa điểm.
2. Thay đổi thời điểm
Việc thay đổi thời gian cũng là một những rắc rối lớn thường gặp, nếu như thay đổi thời gian mà diễn ra sớm hơn dự kiến thì mọi chuyện rất có khả năng giải quyết một cách dễ dàng, ổn thỏa. Tuy nhiên, nếu như thay đổi thời gian sát thời điểm diễn ra sự kiện hoặc thay đổi liên tục thì sẽ tương đối khó giải quyết.
Mọi sự thay đổi đều dẫn tới các thiệt hại nghiêm trọng cho cả hai bên. Vì vậy, nên thông báo với khách hàng về những rắc rối như trên hoặc ký hợp đồng rõ ràng để khách hàng thực hiện nghiêm túc, theo nguyên tắc không để xảy ra những trường hợp như trên đây.
3. Làm việc với rất nhiều đầu mối
Đối với những khách hàng mà từ lúc bắt đầu chương trình đến lúc kết thúc bạn phải làm việc với tương đối nhiều người, phụ trách nhiều hạng mục thì bạn nên hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót trong những việc. Bạn phải cố gắng làm việc một cách rõ ràng, theo nguyên tắc với người chịu trách nhiệm chính để đi đến ra quyết định cuối cùng và để có một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.
4. Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc
Nếu như khách hàng Chậm trễ trong việc kí kết hợp đồng và chuyển khoản tiền ứng trước sau khi bảng dự toán và kế hoạch đã được duyệt qua. Việc này sẽ khiến bạn bị chậm các tiến trình với các nhà cung cấp và dẫn đến lờ lững mọi công việc đã đưa ra. Phương án bạn nên sử dụng hiện nay là nhờ sự can thiệp của rất nhiều người có trách nhiệm cao hơn giải quyết.
5. Chậm trễ trong thanh toán
Chậm trễ trong thanh toán cũng là một trong những vấn đề quan trọng, khi event thực hiện xong mà khách hàng lấy lý do không chịu giao dịch. Nếu gặp trường này bạn nên nhờ sự trợ giúp từ kế toán đòi các khoản nợ này. Bởi vì kế toán họ có những bí quyết riêng và quen với những việc này, họ sẽ giúp bạn giải quyết nhanh sự việc này hơn.
6. Khách hàng tham gia quá nhiều vào chương trình
Có những khách hàng kĩ tính họ sẽ tham gia vào nhiều quá trình trong event, điều này sẽ khiến bạn rối công tác tổ chức. Trong trường hợp này, bạn nên giải thích rõ với khách hàng về những công việc của bạn và vai trò của họ trong event.
Trên đây là một số chia sẻ về những rắc rối thường gặp khi tổ chức sự kiện và 1 số ít phương án. Mong rằng sẽ giúp ích được cho bạn trong quá trình tổ chức sự kiện, để đem lại một kết quả thành công tốt đẹp.